Så arbetar du med standardrutiner

Snabblänkar på denna sida:

Så börjar du
Uppföljning och återkoppling
Sammanfattning

Standardrutiner kan spela tre viktiga roller i dagens mjölkföretag. De fungerar som instruktioner till de som utför arbetsuppgifterna, de sätter en standard/lägsta nivå som driftsledaren kan mäta och utvärdera och de fungerar som en utgångspunkt att genomföra förbättringar från.

Standardrutiner är ett sätt att dela upp företagets mål till flera delar och handgripliga arbetsmoment. Till exempel så krävs det friska djur för att uppnå ett bra resultat i mjölkproduktionen. Men för att få detta krävs en handlingsplan.

När alla är med blir det som bäst

För att standardrutiner ska fungera framgångsrikt på gården gäller det att både driftsledare, personal och rådgivare samarbetar. Genom att alla som berörs av standardrutinen känner delaktighet i framtagandet är det mycket lättare att få acceptans för den. Det största misstaget man kan göra är att själv bestämma hur alla arbetsuppgifter ska göras och sedan förvänta sig att andra kommer göra på det sättet. Detta får ofta motsatt effekt. Medarbetarna känner sig nervärderade, har svårt att acceptera standardrutinen och kan till och med börja motarbeta den och sabotera syftet med alltihop.

Tillsammans blir vi starkare

Det bästa sättet att få en fungerande standardrutin är att alla som kommer att beröras av den är delaktiga i framtagandet. Den som är ansvarig för ett område är också ansvarig för att standardrutinerna men bör uppmuntra alla som berörs att vara delaktiga i utvecklingen av dem. Att leda arbetet med att ta fram standardrutiner för olika arbetsmoment kräver övning, men det är absolut värt besväret eftersom en grupps prestation alltid kommer vara bättre än individens. Ett bra upplägg kan vara att den som leder framtagandet av standardrutiner arbetar i nära samarbete med en utomstående expert på området, till exempel en rådgivare eller veterinär. Detta är ofta ett framgångsrikt samarbete eftersom de två kan komplettera varandras styrkor och svagheter.

Framgångsrik förändring

Att framgångsrikt införa och arbeta med standardrutiner innebär att människors vanor och inställningar behöver förändras. Det är inte lätt, så det kan vara bra att känna till de vanligaste motgångarna som brukar uppkomma.

1. Motvilja till förändring. Att arbeta tillsammans för att införa bättre arbetssätt på gården kan vara en radikal förändring på många gårdar. Det är därför viktigt att alla vet vad som händer och varför.
2. De anställda misstror ledningens motiv. De flesta anställda är vana att bara arbeta, inte att bidra till förbättringar. Det är därför viktigt att alla förstår att standardrutiner kommer hjälpa alla att bli bättre.
3. Brist på tydliga förväntningar. Anställda kan vara osäkra på hur mycket de förväntas bidra och vad som är lämpligt. Det är därför viktigt att försäkra dem om att alla förslag är välkomna.
4. Brist på deltagande. Detta kan vara ett problem för såväl driftsledare, anställda och rådgivare. Det är viktigt att tillfället att ge förslag och inspel till standardrutinerna är en så öppen och tillmötesgående situation som möjligt, helt utan hot.
5. Avsaknad av stöd från högsta ledningen. Utan stöd från högsta ledningen att alla ska delta i införandet av standardrutiner finns det ingen chans att det kommer blir framgångsrikt.

Börja här

En bra början är att göra en arbetslista där alla dagliga arbeten på gården skrivs ner. Be alla som arbetar på gården att skriva ner vad de gör under en arbetsdag. Gör sedan samma sak för de arbeten som görs på veckobasis och månadsbasis. Diskutera vilka av dessa arbetsmoment som är extra viktiga att de utförs på samma sätt oavsett vem som genomför dem och vilka där arbetssättet kan behöva förbättras. En till tre av arbetsuppgifter väljs ut till att börja med. Om för många områden väljs kommer uppgiften att införa standardrutiner bli för stor och krånglig och riskerar därför att misslyckas. Rutiner där beslut behöver fattas är ofta svårare att införa.

8 steg för att lyckas med standardrutiner

För varje arbetsuppgift som valts ut går ni nu igenom steg ett till åtta nedan.

1. Bestäm vad ni vill uppnå. Målet med en rutin är att förbättra resultatet, därför bör det finnas i åtanke när rutinen tas fram. Inkludera mätpunkter eller nyckeltal i rutinen för att följa upp effekten.
2. Gör ett första utkast – Utgå från hur någon genomför arbetsmomenten idag och skriv ner allt som görs. Man kan också börja med de exempel som finns på Svensk Mjölks hemsida, och anpassa det till gården. Låt gärna någon som genomför arbetsmomenten dagligen ansvara för att ta fram utkastet.
3. Utvärdera utkastet. Be alla som arbetar med arbetsmomenten att utvärdera och komma med förslag på utkastet. Försäkra dem om att deras förslag är viktiga och kommer användas. Det är lättare att acceptera en rutin man själv varit med om att ta fram. Medarbetarna har ofta många bra idéer. Använd gärna diskussionsmaterialet som finns på Svensk Mjölks hemsida och som belyser vad som är viktigt för att olika arbetsmoment ska ge ett bra resultat.
4. Be om en utomståendes synpunkt. Be din/dina rådgivare utvärdera och förslå förändringar som förtydligar och förbättrar rutinen.
5. Testa. Låt någon på gården testa rutinen exakt som den är beskriven. Låt någon som inte känner till arbetsmomentet tidigare följa förloppet. Red ut alla oklarheter.
6. Lägg till bilder. En bild säger mer än tusen ord. Ta med en kamera när rutinen testas och ta så illustrativa bilder som möjligt. Det gör det lättare att följa rutinen när man arbetar.
7. Sätt upp rutinen. Den ska sitta där arbetet utförs, väl synlig och läsbar medan man arbetar. Det är bra om man kan plasta in den så håller den längre i stallmiljö. Samla originalen av alla standardrutiner i en pärm i personalrum/kontor för att vara lätt tillgängliga och kunna uppdateras när det behövs.
8. Träna på att göra rutinen rätt. Gå igenom med alla varför arbetsuppgiften måste genomföras på ett korrekt sätt, inte bara vad som ska göras och hur.

Utformning av standardrutiner

Standardrutiner kan utformas på flera olika sätt. Målet är att det ska vara lätt att förstå och enkelt att använda medan man arbetar. Hur standardrutinen ska utformas beror främst på hur detaljerad den ska vara och hur många beslut som behöver fattas när man genomför arbetsmomentet.

Korta rutiner är lättare

Det är enklare att komma ihåg flera korta rutiner än en lång. Därför bör ingen rutin ha fler än 10 steg. Genom att illustrera stegen med bilder blir det enklare att snabbt ta till sig standardrutinen och man behöver inte läsa alla steg varje gång.

Exempel på enkla steg:

1. Torka rent kons juver
2. Dra ur 3-4 strålar från varje spene i kontrollkärl. Granska mjölken
3. Torka torrt med papper
4. Sätt på organet
5. Osv…

Mer detaljerad rutin

Vill man vara mer detaljerad kan man ge ett steg mer detaljer genom att dela upp det i flera delar, till exempel steg 1a, 1b, 1c. Det ger mindre utrymme för egna tolkningar och ger en mer precis beskrivning om vad som ska göras vilket kan vara en fördel om det arbetsuppgiften kräver ett väldigt exakt utförande. Ett exempel kan vara mjölkningsrutin, där det har visat sig vara mycket viktigt både för juverhälsa och avkastning att korna mjölkas på samma sätt av olika mjölkare. Då krävs det mer detaljer.

Exempel på detaljerade steg:

1. Torka rent kons juver
1. Ta bort strö och smuts från juvret med en handskbeklädd hand
2. Använd en fuktig juverduk för att torka rent alla spenarna och juvret
3. Använd en ren juverduk till varje ko
4. Utnyttja en ren del av duken till varje spene
   
   
2. Dra ur 3-4 strålar från varje spene i kontrollkärl. Granska mjölken
1. Dra ur strålen på en svart yta i kontrollkärlet
2. Granska om mjölken har avvikande färg, flockar eller annat onormalt utseende
3. Om fel hittas på mjölken, mjölka kon enligt SOP 2 ”Mjölkning av kor med onormal mjölk"
   
   
3. Torka torrt med papper
1. Torka juver och spenar helt torra innan påsättning
2. Var särskilt noga med spenspetsen
3. Använd mer än ett papper om det behövs
   
   
4. Sätt på organet
1. Tryck på den gröna knappen på kontrollpanelen för att starta organet
2. Sätt på spenkopparna utan att släppa in mer luft än nödvändigt

5. Osv…

Beslut

En del arbetsmoment kräver att ett beslut fattas om vad som ska göras. Det kan till exempel handla om att man upptäcker ett sjukt djur. Det ska då vara lätt för den som arbetar att se vilka alternativ som finns och vad de innebär. Kan åtgärden som beslutet leder till beskrivas kortfattat görs det direkt i samma standardrutin. Kräver åtgärden en mer detaljerad beskrivning eller om beslutet kan leda till flera olika åtgärder kan det vara bra att hänvisa till en annan standardrutin där den kan beskrivas mer detaljerat.

Tydliga texter

Det är viktigt att skriva rutinen så kortfattat och precist som möjligt. Undvik därför svamlande formuleringar som till exempel ”Sen ska det skrapas ner under korna”. Uttryck det istället som kommandon ”Skrapa ner under korna”.

Lagom detaljnivå

Håll detaljbeskrivningarna i rutinerna på en hanterbar nivå. Rutinbeskrivningar kan inte ersätta träning eller ge svar på alla frågor. Om detaljnivån blir för hög är risken stor att rutinen blir för avancerad att använda. Detaljnivån måste ändå vara tillräcklig för att arbetsmoment ska kunna genomföras på samma sätt. För lite detaljer ger mer utrymme för egna tolkningar.

Att följa upp rutinen

En färdig och uppsatt rutin ger inte bättre resultat av sig själv. Den måste följas, driftsledare måste kunna mäta resultatet och de som genomför arbetsmomenten måste få återkoppling. Därför kan det vara bra att göra en plan för hur rutinen ska följas upp. Om inte arbetsmomentet ger önskat resultat behöver två frågor besvaras och åtgärdas.

1. Följs rutinen på rätt sätt av alla som arbetar med den?
2. Håller rutinen tillräckligt hög nivå för att åstadkomma det önskade resultatet?

Uppföljning och återkoppling motiverar

De som arbetar med rutinen behöver få bekräftelse på att de gör ett bra jobb. All information som de som arbetar på gården får om deras prestation är feedback. Det gör det möjligt att anpassa sitt arbetssätt vilket ger ett bättre resultat.

Tänk att du kör på en slingrig väg i bra väder. Du ser tydligt vad som kommer mot dig utmed vägen och kan enkelt köra snabbt och säkert. Dina ögon samlar information om vad som händer omkring dig som skickas till hjärnan så att händerna på ratten gör nödvändiga justeringar. Du presterar på en hög nivå. Tänk nu istället att du kör i tjock dimma. Du ser dåligt och ögonen kan inte uppfatta vad som händer omkring dig och du kan därför inte köra alls lika snabbt och säkert. Eftersom du inte kan registrera vad som händer omkring dig så presterar du på en mycket lägre nivå. Samma sak gäller om de som arbetar på mjölkgården inte får feedback på hur de presterar. Brist på feedback gör att de som arbetar presterar på en lägre nivå.

Feedback är viktig för att de som arbetar på gården ska kunna göra ett bra arbete, men måste ges så tankfullt och taktfullt som möjligt.

Att ge feedback

En enskild individ har ibland begränsad kontroll över resultatet eftersom det påverkas av en hel grupps prestation. Därför bör feedback ges både individuellt och i grupp. Ett bra sätt är att ha regelbundna gruppmöten där nyckeltal som hela gruppen påverkar gås igenom. Ge sedan individer feedback på hur just de utför arbetsuppgifter och nyckeltal som de själv kan påverka.

Tumregler för feedback

Tänk på följande när du ger feedback, oavsett om det är till en grupp eller en individ

1. Specifik – Feedback ska vara så tydlig och konkret som möjligt, kopplade till faktiska händelser och använd gärna så objektiv information som möjligt.
2. Relevant – Ta bara upp sådant som har direkt inverkan på arbetsresultatet, inte allmänna åsikter eller problem som inte har med arbetsresultatet att göra.
3. Trovärdig – Feedback måste komma från någon som har en god insyn i arbetet, annars är det inte trovärdigt. Den som ger feedback måste ha möjlighet att observera medarbetaren när den arbetar.
4. Återkommande – Feedback måste återkomma tillräckligt ofta för att den som arbetar ska veta hur den utvecklas och kunna påverka sitt arbetsresultat. Nya medarbetare som lär sig behöver feedback oftare, men även gamla medarbetare behöver feedback för att bli motiverade och känna uppskattning.
5. Snabb – Ju snabbare feedback ges desto bättre effekt har det. För kritiska händelser är det extra viktigt att feedback ges direkt eller så snart som möjligt. Ju längre det dröjer desto mindre lärdom dras av händelsen.
6. Nästa steg – Särskilt negativ feedback måste följas av ett antal åtgärder medarbetaren kan genomföra för att förbättra sin prestation.

Sammanfattning

För att lyckas med mjölkproduktion krävs duktiga medarbetare som känner delaktighet och ansvar i driften och utför arbetsuppgifter på ett korrekt och konsekvent sätt. Det krävs också att alla medarbetare bidrar med ständiga förbättringar på gården.

Med väl genomarbetade standardrutiner som medarbetarna känner delaktighet i och kontinuerlig feedback kan ett högre resultat nås. Samtidigt blir gårdens medarbetare mer motiverade. Det vinner alla på!

Material att för att komma igång

På Svensk Mjölks hemsida kan du hämta material för att komma igång med standardrutiner. Där finns förslag på hur standardrutiner kan se ut för olika arbetsmoment samt diskussionsmaterial om vad som är viktigt för att uppnå ett bra resultat.

• Förslag på standardrutiner
• Diskussionsmaterial

Inköpslista:

Här är tips på tillbehör som kan behövas när standardrutiner införs på gården.

• Inplastningsmaskin att plasta in rutiner
• Bläddermapp-system för att sätta upp rutiner på väggen i stallet
• Pärm med register för originalen
• Whiteboardtavla för veckoplanering
• Magnet-lappar för veckoplanering

Källor och lästips:

Richard Stup på Penn State College of Agricultural Science har skrivit flera bra artiklar om Standardrutiner som går att hitta på internet för den som vill läsa mer.

Standard operating procedures: A writing guide
Standard operating procedures: Tools for making constant improvements
Standard operating procedures: Achieving high performance
Designing standard operating procedures to help workers do their jobs